Online-Banking
Wie lange sind Kontoauszüge aufzubewahren?
„Ordnung ist das halbe Leben“ lautet ein Sprichwort, das auch für die Vielzahl sich immer wieder anhäufender Unterlagen zutrifft. Grundlegend gilt zu unterscheiden: Was ist wichtig und muss aufgehoben werden – sei es wegen gesetzlicher Vorschriften oder weil das Dokument später vielleicht nochmal als Nachweis benötigt wird? Und wo reicht stattdessen die Prüfung und Kenntnisnahme des Inhalts aus, um das Schriftstück danach zu entsorgen? Hier einige Tipps zu Kontoauszügen und wie Online-Banking beim Organisieren hilft:
Eine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Kontoauszügen gibt es für Privatpersonen grundsätzlich nicht.* Kontoauszüge dienen in erster Linie dazu, die Vorgänge auf dem zugehörigen Konto regelmäßig zu prüfen: Sind alle Umsätze nachvollziehbar und korrekt? Etwaige Fehlbuchungen – ob in irrtümlicher oder krimineller Absicht getätigt – lassen sich so frühzeitig entdecken und dann bitte unverzüglich reklamieren! Banken weisen hierauf auch in ihren Geschäftsbedingungen hin und werten das Ausbleiben etwaiger Einwendungen grundsätzlich als Genehmigung. Tipp: Besonders auch direkt nach einem Urlaub sollten Sie Kontoauszüge wie auch Kreditkartenabrechnungen genau prüfen, um bei Unstimmigkeiten zeitnah dagegen vorgehen zu können! Unabhängig davon empfiehlt es sich aber, Kontoinformationen dennoch wenigstens für drei Jahre verfügbar zu halten! Ein Argument dafür ist die dreijährige gesetzliche Verjährungsfrist für Alltagsgeschäfte: Kommt es in diesem Zeitraum zu Problemen, kann ein Kontoauszug als Beleg sehr hilfreich bisweilen sogar vonnöten sein.
Generell zwei Jahre zu archivieren sind Kontoauszüge als Überweisungsbelege zu Handwerker- und Dienstleistungsrechnungen, die man als haushaltsnahe Dienstleistungen beispielsweise von der Steuer absetzen möchte: Hier müssen die Buchungsnachweise in jedem Fall vorhanden sein, bis der betreffende Steuerbescheid eingeht und die Einspruchsfrist abgelaufen ist.
Darüber hinaus gilt für Privatpersonen mit Jahreseinkünften von mehr als 500.000 Euro eine besondere Aufbewahrungsfrist – wobei neben den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit hier auch weitere Einkunftsarten gemäß §22 EstG berücksichtigt werden: so zum Beispiel aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung. Aus steuerlichen Gründen müssen diese sogenannten „Besserverdiener“ ihre Kontoauszüge sechs Jahren lang vorweisen können.
Doch gibt es keinen zwingenden Grund, warum man Kontoauszüge unbedingt immer in Papierform sammeln und ablegen müsste!
Wer zum Beispiel das SpardaOnline-Banking mit dem elektronischen Postfach (ePostfach) nutzt, findet hierin Kontoauszüge und weitere Mitteilungen digital vorgehalten – im Bedarfsfall jederzeit leicht abrufbar. Falls rückwirkend mal ein Nachweis irgendwo vorzuzeigen ist – etwa, um zu belegen, dass eine bestimmte Rechnung längst bezahlt oder eine Überweisung schon getätigt wurde – lässt sich einfach (nur) der betreffende Auszug schnell ausdrucken, während alle weiteren ressourcenschonend und platzsparend digital verwahrt werden. Eine weitere hilfreiche Funktion ist die Umsatzsuche – zum Beispiel, falls das genaue Datum eines gesuchten Buchungspostens nicht mehr bekannt und die zeitliche Eingrenzung fürs Auffinden des betreffenden Kontoauszugs somit erschwert ist. Dazu ein Beispiel:
Sie haben in den vergangenen zwölf Monaten zahlreiche Spenden an unterschiedliche Organisationen geleistet. Nun möchten Sie diese für die Steuererklärung gebündelt zusammenfassen. Wählen Sie hierzu in der Kontoübersicht des SpardaOnline-Bankings einfach Ihr betreffendes SpardaGiro-Konto aus und geben hier über den „Suchfilter“ das Wort „Spende“ ein. Soweit in Ihren bisherigen Spendenüberweisungen der Begriff im Betreff enthalten ist, werden Ihnen nun – ggf. nach zuvor erforderlicher Freigabe via SpardaSecureGo+ App oder ChipTAN-Verfahren – sämtliche „Spenden-Buchungen“ für den gewünschten Zeitraum (bitte diesen zur Suche ebenfalls mit auswählen) angezeigt. Anhand der jeweiligen Datumsangaben ist es nun einfach, dazu unter den archivierten Kontoauszügen die jeweils passenden zu finden und einzeln auszudrucken.
Oder aber Sie „exportieren“ gleich die ganze rausgefilterte Aufstellung der Spendenüberweisungen zwecks Speicherung auf Ihrem persönlichen Rechner: sei es als statische PDF-Datei oder zur weiteren Bearbeitung mittels einer Tabellenkalkulation (zum Aufsummieren, Sortieren oder für sonstige Berechnungen etc.) im CSV-Dateiformat. Probieren Sie die angebotenen Funktionalitäten gerne mal aus!
Viele schöpfen die komfortablen Möglichkeiten des Online- und Mobile Bankings oft noch gar nicht umfassend aus – dabei kann mit diesen wirklich viel Zeit und heimischer Platz gespart werden! Vor allem nachhaltig Orientierten dürften die papierlosen Optionen besonders gefallen, denn sie schonen mit diesen in erheblichem Maße auch die Umwelt.
* Hinsichtlich bestehender Aufbewahrungsfristen von Kontoauszügen ist generell zwischen Privatpersonen (grundsätzlich keine gesetzliche Verpflichtung), Besserverdienenden mit Einkünften über 500.000 Euro jährlich (besondere Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren) und Unternehmer:innen (für ihre Buchhaltung gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist) zu unterscheiden.
04.06.2025